80-227 Gdańsk

ul. Do Studzienki 34b/11

Zadzwoń do nas

Zadzwoń do nas

7878 00004

POLITYKA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI (PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH)
Kancelaria Compliance by Detektywi Koras

 

1. CEL I PODSTAWA PRAWNA

Niniejsza polityka (zwana dalej „Procedurą”) określa zasady przyjmowania, weryfikacji i rozpatrywania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Kancelarii Compliance by Detektywi Koras (NIP: 9571203669, KRS: 0001243583, z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Do Studzienki 34b/11), zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) oraz dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937.

 

2. KTO MOŻE DOKONAĆ ZGŁOSZENIA (ZAKRES PODMIOTOWY)

1. Zgłoszenia może dokonać osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w kontekście powiązanym z pracą (zgodnie z art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów), w tym w szczególności:
   a) pracownik oraz były pracownik,
   b) osoba ubiegająca się o zatrudnienie,
   c) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (w tym umowy cywilnoprawne, B2B),
   d) przedsiębiorca, stażysta, praktykant, wolontariusz,
   e) wspólnik lub członek organu osoby prawnej,
   f) osoba pracująca pod nadzorem i kierunkiem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.
2. Ochrona przed działaniami odwetowymi przysługuje również osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia, osobom powiązanym ze zgłaszającym (np. współpracownikom, krewnym) oraz podmiotom prawnym stanowiącym własność zgłaszającego lub go zatrudniającym.

 

3. ZAKRES PRZEDMIOTOWY ZGŁOSZEŃ

1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być informacje o naruszeniu prawa (działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa) dotyczące:
   a) korupcji,
   b) zamówień publicznych,
   c) usług, produktów i rynków finansowych,
   d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
   e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
   f) bezpieczeństwa transportu,
   g) ochrony środowiska,
   h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
   i) bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt,
   j) zdrowia publicznego,
   k) ochrony konsumentów,
   l) ochrony prywatności i danych osobowych,
   m) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
   n) interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
   o) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej (w tym zasad konkurencji, pomocy państwa i opodatkowania osób prawnych),
   p) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej.
2. [Opcjonalnie na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy]: Procedura obejmuje również zgłoszenia dotyczące naruszeń wewnętrznych regulacji lub standardów etycznych obowiązujących u pracodawcy (np. regulaminu pracy, procedur anty-mobbingowych).

 

4. SPOSOBY DOKONANIA ZGŁOSZENIA I ADRESY DO KONTAKTU

1. Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać za pomocą następujących kanałów:
   a) Elektronicznie: za pośrednictwem dedykowanego formularza/platformy internetowej pod adresem: [wstaw link/adres platformy] lub na adres e-mail: [wstaw adres e-mail, np. sygnalista@kancelaria.pl],
   b) Pisemnie (papierowo): w zamkniętej kopercie z dopiskiem „ZGŁOSZENIE SYGNALISTY – DO RĄK WŁASNYCH OSOBY UPOWAŻNIONEJ” wysłanej na adres siedziby: ul. Do Studzienki 34b/11, 80-227 Gdańsk,
   c) Ustnie: telefonicznie pod dedykowanym numerem telefonu: [wstaw numer telefonu] lub podczas bezpośredniego spotkania.
2. Na wniosek zgłaszającego bezpośrednie spotkanie jest organizowane w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Z rozmowy/spotkania sporządza się protokół za zgodą zgłaszającego.
3. W każdym przypadku zgłoszenie powinno zawierać adres do kontaktu sygnalisty (e-mail lub adres korespondencyjny) w celu przekazywania potwierdzeń i informacji zwrotnych.

 

5. TRYB POSTĘPOWANIA ZE ZGŁOSZENIAMI ANONIMOWYMI I POUFNOŚĆ

1. Dopuszcza się/Nie dopuszcza się [wybrać właściwe] przyjmowania zgłoszeń dokonanych anonimowo. Zgłoszenia anonimowe podlegają weryfikacji w zakresie, w jakim pozwalają na to przekazane informacje.
2. Dane osobowe sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osób trzecich wskazanych w zgłoszeniu podlegają ścisłej ochronie i nie zostaną ujawnione osobom nieupoważnionym, chyba że zgłaszający wyrazi na to wyraźną zgodę lub ujawnienie jest wymogiem wynikającym z przepisów prawa (np. w postępowaniu karnym).

 

6. OSOBY UPOWAŻNIONE

1. Do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych upoważniona jest [wskazać stanowisko/osobę lub podmiot zewnętrzny].
2. Do prowadzenia postępowań wyjaśniających, weryfikacji oraz podejmowania działań następczych upoważniona jest bezstronna osoba/jednostka organizacyjna [wskazać jednostkę/osobę]. Osoby te posiadają pisemne upoważnienia i są zobowiązane do zachowania tajemnicy.

 

7. PROCEDURA ROZPATRYWANIA ZGŁOSZEŃ I TERMINY

1. Upoważniona osoba/jednostka potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
2. Upoważniona osoba/jednostka podejmuje z zachowaniem należytej staranności działania następcze, w tym weryfikację zgłoszenia, ewentualne zbieranie dodatkowych informacji od sygnalisty oraz prowadzenie postępowania wyjaśniającego.
3. Informacja zwrotna o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powodach takich działań jest przekazywana sygnaliście w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (lub w przypadku braku potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia).

 

8. OCHRONA PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI

1. Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie od momentu dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Wobec sygnalisty zabronione jest podejmowanie jakichkolwiek działań odwetowych, prób lub gróźb ich podjęcia (m.in. wypowiedzenie umowy, zmiana warunków pracy na niekorzyść, obniżenie wynagrodzenia, mobbing, dyskryminacja, nałożenie kary dyscyplinarnej).

 

9. ZGŁOSZENIA W ZŁEJ WIERZE

Osoba, która dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (zgłoszenie w złej wierze), nie podlega ochronie i podlega odpowiedzialności karnej (zgodnie z art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów grozi za to kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2) oraz odpowiedzialności cywilnej lub dyscyplinarnej.

 

10. REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH I PRZECHOWYWANIE DANYCH

1. Każde zgłoszenie wewnętrzne wpisywane jest do Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych prowadzonego przez podmiot prawny.
2. Rejestr obejmuje m.in.: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia, dane osobowe sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie, adres do kontaktu, datę zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych i datę zakończenia sprawy.
3. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowania zainicjowane tymi działaniami.

 

11. INFORMACJA O ZGŁOSZENIACH ZEWNĘTRZNYCH

1. Sygnalista może w każdym przypadku dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Zgłoszenie zewnętrzne przyjmowane jest przez Rzecznika Praw Obywatelskich (RPO) lub organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych w danej dziedzinie, a w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
3. Szczegółowe informacje dotyczące trybu i sposobów składania zgłoszeń zewnętrznych znajdują się na stronach internetowych Rzecznika Praw Obywatelskich (www.rpo.gov.pl) oraz właściwych organów publicznych.

 

12. WEJŚCIE W ŻYCIE PROCEDURY

Procedura została skonsultowana z przedstawicielami pracowników / zakładową organizacją związkową w dniach od [data] do [data] i wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Kancelarii.

Polityka sygnalizacyjna

Twój partner w compliance. Skuteczna ochrona Sygnalistów i Twojej firmy, prowadzona przez ekspertów od bezpieczeństwa i danych wrażliwych.

Zadzwoń do nas

+48 7878 00004

Detektywi Koras sp.zoo

Zakres Usług 

 

  • Wdrożenie procedur

  • Szkolenia certyfikowane

  • Obsługa zgłoszeń

  • Poufność RODO

  • Doświadczenie (10 lat)